PS Denne side er baseret på administrationsaftale med vores forrige administrator DEAS, og er endnu ikke blevet opdateret. Men opgaverne forbliver jo de samme uanset hvem der skal lave dem.
Arbejdsdeling ml. administrator og bestyrelse
Denne oversigt over den nuværende fordeling af de fleste arbejdsopgaver skal gøre det mere synligt for andelshaverne:
a) hvem der er ansvarlig for hvilke opgaver og hvem man skal kontakte i forbindelse med hvilke spørgsmål
b) hvad bestyrelsens arbejde består i og vise at administrator hverken kan eller skal løse alle opgaver.
Det er vigtigt at vi tjekker vores administratoraftale, inden administrator bliver bedt om at løse opgaver der udløser en ekstraregning.
Administrator
- Tjekker huslejeindbetalinger og sender evt. rykkere
- Elektronisk arkivering af foreningens dokumenter (kun fremadrettet)
- Modtager, kontrollerer og betaler regninger og refunderer udlæg fra bestyrelsen
- Forbereder årsrapport/regnskab i samarbejde med revisor
- Udarbejder budget (men sørger ikke for at det overholdes)
- Bistand til bestyrelsen om sædvanlige forenings-spørgsmål
- Bistand om generelle forhold vdr. økonomi
- Bistand om forståelse og fortolkning af sædvanlige vedtægtsspørgsmål
- Besvarelse af sædvanlige myndighedshenvendelser, herunder kontakt til forsyningsselskab
- Besvarelse af henvendelser fra andelshavere
- Behandling af klager fra/over andelshavere
- Modtagelse og behandling af husorden-overtrædelser
- Udsendelse af påbud – efter forelæggelse for bestyrelse – ved overtrædelse af husorden
- Lave aftaler om afdragsordning/frivilligt forlig i forbindelse med husleje-restance
- Varetage forsikrings-sager
- Deltager i bestyrelsesmøde efter behov (kun kl. 09-17, ellers koster det gebyr)
- Holder øje med og informerer om relevante lovændringer
- Indkalder til ordinær general-forsamling
- Modtager og orienterer bestyrelsen om forslag til ordinær general-forsamling
- Forbereder ordinær general-forsamling
- Registrerer deltagere og sørger for stemmeoptælling på ordinær general-forsamling (hvis bestyrelsen vælger at administrator skal fungere som dirigent mod gebyr)
- Kan fremlægge årsrapport og budget på ordinær general-forsamling i stedet for revisor
- Udsender referat fra ordinær general-forsamling
- Kan hjælpe med og varetage yderligere opgaver mod gebyr, herunder juridisk rådgivning, byggeteknisk rådgivning, byggesagsadministration mm.
Bestyrelse
- Ansvarlig for at overholde og varetage:
- Vedtægterne
- beslutninger truffet af generalforsamlingen
- beslutninger truffet af bestyrelsen
- budgettet
- husorden og lokalplan og generelle regler og love.
- Holde løbende kontakt til administrator (DEAS), samt evt. advokat og revisor
- Besvare henvendelser, anmodninger og forslag fra andelshavere
- Afholde bestyrelsesmøder og udsende dagsorden til og referat fra disse
- Varetage foreningens ansvar for vedligeholdelse af bygninger
- Bestille og kontrollere håndværkere og beslutte mindre renovationsopgaver
- Besvare myndighedshenvendelser DEAS videresender, eller vi får med post eller i E-boks
- Indhente ekstern rådgivning fra ABF, byggesagkyndig eller advokat når det skønnes nødvendigt
- Opbevare, anvende og stille dokumenter fra foreningens arkiv til rådighed når påkrævet
- Holde øje med forandringer af andelsforeningens bygninger og matrikler
- Godkende ansøgninger fra andelshavere om planlagte forandringer af andelsboligen
- Indkalde til havedage
- Beslutte og lægge ud for små-indkøb til foreningen
- Vedligeholde fællesarealer og evt. hyre havefirma
- Indkøbe og vedligeholde redskaber til fællesskur
- Vedligeholde og klargøre foreningens fejemaskine, trailer og græs-slåmaskine
- Ansætte uafhængig revisor til at lave årsregnskab
- Stille forslag om ændringer af vedtægter og husorden
- Vælge/skifte forsikrings-selskab når påkrævet
- Bede DEAS oprette forsikringssag når påkrævet
- Kopiere og omdele relevant information til andelshaverne
- Vedligeholde og opdatere hjemmeside
- Stille dirigent ved ordinær general-forsamling (kan DEAS varetage mod betaling)
- Om nødvendigt afvikle ekstra-ordinær generalforsamling, dvs.:
- Indkalde til ekstra-ordinær generalforsamling
- Forberede ekstra-ordinær generalforsamling
- Stille dirigent og vælge referent
- Sørge for deltager-registrering og stemme-optælling
- Udsende referat fra ekstra-ordinær generalforsamling
- Ansvarlig for at varetage salg af andele i overensstemmelse med procedure for salg, dvs.:
- Besvare henvendelser fra interesserede købere
- Besvare henvendelser fra ejendomsmægler i.f.m. salg (kan DEAS varetage mod betaling)
- Udarbejde nøgleoplysnings-skemaer (kan DEAS varetage mod betaling)
- Udregne maksimalpris ved salg (uanset om DEAS står for salg)
- Deltage i indflytnings-syn ved salg (uanset om DEAS står for salg)